När det är ordning och reda omkring dig är det också ordning och reda i dina tankar. Det här är en gyllene tes som varje arbetsplats borde skriva ut och hänga upp på väggen. Det handlar inte om att du ska tala om för dina kollegor att de måste städa upp på sina bord. Börja med din egen kontorsförvaring så ska du se att andra följer ditt exempel!
Den som har ansvar för en arbetsplats bör definitivt se till att det finns bra lösningar för kontorsförvaring för det är väl känt att verksamheter fungerar bättre när allting är på sin plats. Istället för att leta febrilt eller göra onödiga kopior kan ni lägga tid på att utvecklas och växa med fokus.
Vi ska se på 10 enkla steg du kan ta för att få ordning och reda på din arbetsplats. Men först lite motivation. Vi tar en titt på varför du ska satsa på smarta hurtsar, hyllor och skåp!
VARFÖR BEHÖVER NI KONTORSFÖRVARING?
Det finns studier som visar att prestationen kan minska med nära 66% när det är stökigt omkring dig. Dessutom är det välkänt att stök i våra hemmiljöer kan leda till ångest. Ångest och låg prestation är inte två ord som du vill påminnas om på arbetsplatsen. Detta oavsett om du är anställd eller personalchef.
MED KONTORSFÖRVARING KAN DU SE FRAM EMOT:
- En representativ arbetsplats – Det blir inte pinsamt med kundbesök.
- Effektivare arbete – Ingen behöver lägga många minuter och timmar på att hitta saker.
- Bättre mental hälsa – Folk mår bättre när det är ordning och reda.
- Bättre fysisk hälsa – Det är lättare att hålla rent när ytor är fria från bråte.
Nu bör du vara rimligt motiverad till att ta tag i kontoret och få ordning och reda. Nu ska vi se på 10 enkla steg du kan sätta igång med på en gång för att nå målet och få en arbetsplats där det går att tänka ordentligt!
STEG 1 – RENSA UT I RÖRAN!
Det här är det allra första steget oavsett om du vill få ordning och reda på kontoret med kontorsförvaring eller om du vill städa i ditt hem. Kasta saker som inte behövs, förstör dokument som inte bör hamna i fel händer och hutta ut allt som inte längre har någon funktion på kontoret. Det inkluderar skrivaren som inte har använts på två år men heller inte reparerats då ni satsade på en ny lösning för utskrifter.
Se dig omkring på kontoret och ställa frågan vad som finns där men som aldrig används. Var dock noga med att inte rensa ut på andras skrivbord det är att gå över en gräns som bör vara tydlig. Även om det är du som har ansvaret för kontoret kan du inte gå som en bulldozer över varje arbetsplats och kasta ut allt som ligger på bord, golv och hyllor.
NÅGRA TIPS FÖR ATT RENSA UT:
- Ta ett område i taget. Det kan ta flera dagar bara att kasta ut sådant som ligger och skräpar.
- Kategorisera sakerna. Om det finns saker som ni vill laga ska dessa sorteras ut och sedan bör ni göra något åt saken omedelbart. Skicka till verkstaden eller skicka till soptunnan!
- Stora saker har också ett bäst före datum. Om det är dags för höj- och sänkbara skrivbord måste ni inte fylla förrådet med de gamla skrivborden bara för att de är stora och en gång kostade en bra peng. Sälj dem eller skänk till välgörenhet.
- Dekorationer är fina men bestäm dig för vad som får vara kvar och vad som åker. Kanske är det dags för nya dekorationer. De som står och samlar damm på hyllor längst upp är den ingen som blir inspirerad av.
Rensa i röran!
STEG 2 – BESTÄLL NYA MÖBLER FÖR KONTORSFÖRVARING
Nu har du bättre koll på hur pass mycket ni har som kräver förvaring. Det kan komma som en överraskning att hyllan som tidigare var full med papper och pärmar nu har helt lediga hyll-plan. Det kan vara så att ni inte behöver lika stora möbler som tidigare och då kan det bli mer plats på golvet.
Dessutom finns det ju mycket smarta lösningar för kontorsförvaring som är estetiskt tilltalande. Ta en titt på jalusiskåp som gör det möjligt att förvara saker som kan se lite röriga ut utan att det kommer att störa känslan i rummet.
Gå igenom alla rum och mät upp innan ni köper ny kontorsförvaring. Även om det kan tyckas ekonomiskt att spara några av möblerna som fortfarande är i gott skick kan det vara att rekommendera att köpa helt nya möbler för att få en enhetlig känsla och stil på arbetsplatsen.
NÄR NI BESTÄLLER NYA MÖBLER SKA NI STÄLLA FRÅGOR SOM:
- Vad är bra med den inredning vi redan har?
- Vad fattas för förvaring?
- Vad skulle kunna tillföra rummet något positivt?
Tänk på saker som att förvaring på hjul gör det möjligt att köra undan hurtsar och andra möbler till ett förråd då de inte behövs.
STEG 3 – SKAPA OMRÅDEN FÖR OLIKA UPPGIFTER
Om ni inte redan har delat in arbetsplatsen i zoner är det hög tid att göra det. Det här kan du även göra på ett hemmakontor som består av ett skrivbord, en hurts och en hylla. När du har avsett vissa ytor för en viss typ av uppgift blir det lättare att placera ut saker på ett sätt som gör att de är enkla att hitta.
EXEMPEL PÅ OMRÅDEN ATT DEFINIERA ÄR:
- Huvudarbetsområdet – Det här är antagligen ditt skrivbord.
- Referensområde – Här finner du referenser som dokument och annan information och det brukar vara hyllor och skåp.
- Förvaringsutrymme – Här har du saker som extra pennor, papper och annat som du med jämna mellanrum behöver fylla på med. Normalt sett är det ett skåp eller en hylla i ett skåp.
När du har bestämt vilket område som är till för vad är det dags att börja placera ut de saker som finns på kontoret på rätt plats.
STEG 4 – VAD BÖR FINNAS NÄRA DIN SITT- OCH STÅPLATS?
Vad behöver du ha på ditt skrivbord och på de möbler för kontorsförvaring som du har på skrivbordet eller under det? Det här ska vara saker som du behöver ofta. Innan du lägger ut saker på bordet måste du alltså fråga dig hur ofta de används.
Pennor, kalender och laddare till mobil är självklara saker att ha till hands på och omkring bordet. Men även personliga saker som vattenflaska och handkräm. Saker som du inte använder dagligen kan förvaras i skåp och på hyllor som inte är inom armlängds avstånd från din huvudsakliga arbetsplats.
STEG 5 – ORDNING PÅ DOKUMENT AV OLIKA SLAG
En bra hurts eller hyllor för pärmar behövs fortfarande. Det är sant att vi numera använder oss mindre av papper men finn det kontor som inte har några dokument att förvara. Med detta sagt är det faktiskt inte så dumt att beakta vad som kan förvaras digitalt.
Kanske är det så att ni i onödan tar upp plats i skåp och på hyllor med sådant som inte måste ha fysiska kopior. Se över detta och fundera på om det går att ändra rutinen för att minska på trycket i dokumentsystem.
Oavsett om det rör ett system för digitala dokument eller ett som finns fysiskt på arbetsplatsen kan det vara klokt att ha en tydlig ordning. Du kan till exempel ha kategorier som:
- Dokument som behöver respons. Här placeras dokument som ni måste se över och följa upp på. Om de finns i en samlad mapp minskar risken för att ni glömmer bort eller missar att slutfölja projekt.
- Mötesdokument. Det som diskuteras finns ofta i dokument som alla bör ha tillgång till via företagets molntjänst eller lokalt i en mapp som finns i en gemensam hurts eller på en hylla. Mötesdokument är ett bra stöd inför och efter möten.
- Sådant som ska sparas. Det som inte längre är aktuellt men som heller inte kan kastas ut är en egen kategori. Dessa dokument bör ha en egen mapp och på kontoret kan de sparas där ni förvarar äldre dokument. Kanske i en hurts i ett förråd.
- Inspirationsmaterial. Det kan vara tidningsklipp, artiklar och annat som är relevant för er verksamhet. Ge dessa sin egen plats där det är lätt att hitta referensen då den behövs.
Tänk på att det är bra att ha ett system för dokument och hur de sparas. Det kan vara klokt att ta för vana att gå igenom lösa dokument på dator och skrivbord en gång per vecka för att sedan placera dessa på rätt plats.
STEG 6 – MÄRK UT ZONER FÖR ATT BEHÅLLA ORDNING OCH REDA
Det här är särskilt viktigt om ni är flera som delar på en arbetsplats men även för dig som har ett mindre hemmakontor. Märk ut hurtsars lådor, hyllor och andra platser med fina etiketter. Dessa är bra att ha i början när du vänjer dig vid den nya ordningen. På längre sikt kanske det inte längre behövs etiketter för att hitta saker.
På en större arbetsplats är det verkligen ett plus att märka hyllor och lådor. Det gör det mycket lättare för anställda att hitta det de behöver. I ett rum där ni har kontorsförvaring för pennor och liknande detaljer är detta otroligt viktigt. Både för de som hämtar och för de som fyller på.
STEG 7 – RENSA REGELBUNDET PÅ SKRIVBORDET
Det räcker gott och väl att gå igenom hyllor och hurtsar någon gång per år. Kalla det för vårstädning på jobbet om du vill. Men på ditt skrivbord bör du rensa lite oftare. Här är det smart att plocka bort allt som finns på bordet innan du torkar av det.
Därefter kan du se på sakerna som du nu har i en liten hög. Lägg bara tillbaka det som du använder dagligen. Annat får du flytta till korrekt förvaringsplats eller kanske direkt till sopkorgen. Om du gör detta en till två gånger per månad kommer ditt skrivbord förbli en ordnad plats där dina tankar får plats!
STEG 8 – GLÖM INTE BORT DIN DATOR!
När vi gör ordning på kontoret med ny kontorsförvaring är det lätt att glömma bort datorn. Men faktum är ju att du ser skrivbordet på din datorskärm varje dag. Om det är fullt med mappar och lösa filer blir du lätt trött av utsikten.
Vad hjälper det att ditt vanliga skrivbord är rent och fint när din dator visar upp ett myller av filer. Det kan till och med bli frustrerande att jobba när du upplever att det är så svårt att hitta saker. Precis som att du skaffar kontorsförvaring till ditt kontor ska du inreda på datorn med mappar och filer.
System som Dropbox är mycket bra för att jobba interaktivt med aktuella filer och backuper. Dessutom kan det vara klokt att rensa det som finns på desktoppen en gång per vecka. Lägg undan bilder som du sparade ner utan att lägga undan och se över vilka dokument som du kan kasta och vilka du bör lägga i en väl märkt mapp.
STEG 9 – UTSE ANSVARIGA FÖR OLIKA ZONER
Det är inte dumt att ha personer som är ansvariga för rum som förråd. När det finns en person som ska ta hand om pennor, papper och bläck till skrivaren blir det inte så rörigt som när tre personer försöker hålla ordning på det.
Låt en person vara ordningsansvarig och rotera rollen regelbundet om det är så att flera vill vara med. För många kockar blir också lätt en salig röra så har utvalda personer på arbetsplatsen som håller koll på vad som händer med sortering och system för ordning och reda.
Om du jobbar hemifrån är det du som har ansvaret. Det kanske känns tungt men oroa dig inte. När du väl kommer igång med din plan för ordning och struktur blir det inte så besvärligt. Är det bara du på arbetsplatsen är det ju också bara du som stökar ner.
Någon måste ha ansvaret för kontorsförvaringen!
Ordning och reda – Det är vägen till det hälsosamma kontoret så se till att komma igång med dessa 9 steg redan idag och se fram emot en arbetsplats där du och dina kollegor kommer att trivas så mycket bättre!
