Whiteboardtavlor har länge varit en självklar del av både kontor och utbildningslokaler. Men när fler verksamheter satsar på flexibla arbetsmiljöer som t.ex. aktivetetsbaserade kontor, så har intresset för whiteboard på hjul vuxit enormt. Frågan är dock, är det nödvändigt med en sådan? Svaret beror på hur arbetsytorna används och vilka behov som finns i vardagen.
Rörlighet som underlättar dynamiska arbetssätt
En fastmonterad whiteboard fyller ofta sin funktion i mötesrum där ytan alltid används i princip på samma sätt. Men i miljöer där arbetet kräver rörelse och variation ger en mobil whiteboard en helt annan flexibilitet. Den kan enkelt rullas från ett rum till ett annat, anpassas efter olika arbetsgrupper och tillåter flera pågående projekt att samsas om samma utrustning. I projektarbete används ofta whiteboarden som ett levande planeringsverktyg där idéer, processkartor och flöden ritas upp och justeras i realtid. När tavlan kan flyttas följer den med projektgruppen mellan olika arbetsytor. Resultatet blir smidigare möten, kortare omställningstider och mindre behov av dubbletter av utrustning. Så det är både praktiskt och mer ekonomiskt
För större företag med flera avdelningar minskar dessutom behovet av att utrusta varje enskilt rum med en egen whiteboard, vilket kan spara både utrymme och pengar.
Platsbesparing och enkel förvaring
På mindre kontor eller i öppna arbetslandskap finns det oftast en begränsning, nämligen ytan. Då blir en whiteboard på hjul ett väldigt praktiskt val, dels för att när tavlan inte används kan den snabbt rullas undan för att frigöra golvyta. För verksamheter där rummen används för olika ändamål, t.ex. av olika avdelningar, kan man under dagen enkelt flytta runt på den för flexibilitet vilket är särskilt värdefullt.
I hemmakontor eller mindre utbildningslokaler fungerar samma princip. Tavlan kan enkelt stuvas undan efter avslutat arbete utan att störa resten av hemma miljön. För verksamheter som hyr lokaler tillfälligt eller använder coworking utrymmen blir mobiliteten en extra fördel.
Bättre interaktion i både små och stora grupper
Vi kan nog komma överrens om att whiteboardtavlor används ofta för att visualisera information, förklara samband eller samla in idéer från flera deltagare. Så, när tavlan är flyttbar går det att snabbt anpassa layouten i rummet. Man kan rulla fram tavlan nära deltagarna vid mindre arbetsmöten eller placera den centralt under presentationer i större grupper. I utbildningsmiljöer underlättar en rörlig whiteboard gruppdiskussioner, där varje arbetsgrupp kan få tillgång till sin egen tavla för att samla tankar. När redovisningar sedan sker kan tavlorna enkelt flyttas fram till gemensamma ytor för gemensamma genomgångar.
Även i hybridmöten där vissa deltar digitalt skapar den rörliga whiteboarden bättre möjligheter att placera tavlan så att både kamera och fysiska deltagare ser innehållet tydligt.
Sanningen är att, en whiteboard på hjul är inte alltid nödvändigt i alla verksamheter. För fasta arbetsplatser med tydligt definierade mötesytor kan väggmonterade tavlor räcka gott och väl. Men i miljöer där flexibilitet, rörlighet och varierade arbetssätt prioriteras blir en mobil whiteboard snabbt ett värdefullt verktyg som underlättar både arbete, samarbete och logistik.
