Arbetssätten har förändrats snabbt de senaste åren. Fler och fler företag har börjat ifrågasätta nu de gamla kontorsmodellerna där varje medarbetare har ett eget skrivbord, många tycker att man tappar kontroll men även att många blir utmattade. I stället blir aktivitetsbaserade kontor allt vanligare. Men varför välja aktivitetsbaserat kontor? Svaret ligger i hur arbetslivet ser ut idag och vilka behov både verksamhet och personal har.
Arbetsmiljö som anpassar sig efter dagens behov
I ett aktivitetsbaserat kontor finns inte längre fasta platser på samma sätt. I stället utformas kontoret med olika zoner för olika typer av arbete. Behöver man sitta ostört och fokusera finns tysta rum. Ska man arbeta i grupp finns öppna ytor där det är lätt att samarbeta. För digitala möten finns särskilda avskilda samtalsbås. Den stora fördelen är att medarbetaren väljer arbetsmiljö utifrån vad som passar arbetsuppgiften just då. Det kan handla om att på morgonen sitta avskilt och skriva rapporter för att senare under dagen arbeta tillsammans med kollegor i ett projektrum. Denna flexibilitet gör det lättare att arbeta effektivt utan att kompromissa med koncentration eller samarbete.
Bättre utnyttjande av ytor och resurser
När kontoret inte längre är uppbyggt kring fasta platser används ofta lokalerna betydligt effektivare. I de flesta företag är inte alla anställda på plats samtidigt. Genom att anpassa antalet platser efter hur många som vanligtvis är i lokalen undviks tomma skrivbord och outnyttjade ytor.
Det här leder ofta till minskade lokalkostnader och lägre hyresutgifter. Samtidigt får de som arbetar på plats moderna arbetsytor som är anpassade för flera typer av arbetsmoment. Detta blir särskilt relevant i organisationer där många växlar mellan att arbeta på distans och vara fysiskt närvarande på kontoret.
Trivsel och sociala vinster
Ett aktivitetsbaserat kontor handlar inte bara om effektivitet. För många anställda blir arbetsdagen mer stimulerande när man själv får välja var man arbetar. Det bidrar till större variation i vardagen och minskar känslan av inlåsning vid en och samma plats. Ena dagen kanske man vill vara för sig själv, medan en annan dag kanske man behöver någon att sitta med och bolla idéer. De gemensamma ytorna främjar dessutom spontana samtal, samarbeten över avdelningar och kunskapsutbyte mellan medarbetare som annars inte hade mötts. Detta stärker kulturen, gemenskapen och kan i längden leda till nya idéer och projekt. För arbetsgivaren i sin tur blir kontoret också ett sätt att attrahera och behålla personal. Många söker sig idag till arbetsplatser som erbjuder flexibilitet, moderna lokaler och god arbetsmiljö när det gäller både den ergonomiska och sociala delen.
För att lyckas med ett aktivitetsbaserat kontor krävs dock noggrann planering. Vissa kan känna sig osäkra om de inte har sin fasta plats. Därför behövs tydliga rutiner för bokning av arbetsytor, förvaring av personliga saker och tekniska lösningar som underlättar vardagen.
Även ljudnivå, ljus och luftkvalitet blir avgörande när många arbetar i samma ytor. Genom att lägga stor vikt vid akustik, belysning och ergonomi skapas ett kontor som fungerar i praktiken och inte bara ser bra ut på ritbordet.
