Att planera en konferenslokal kräver en del förberedelser. Ett tips är att börja med att rita upp lokalen och sedan placera in var man tänkt att bord och stolar skall stå. När man ritar upp lokalen bör man tänka på att lägga in avstånd mellan bordet så att personerna som kommer delta under konferensen har plats att kunna dra ut stolen samt att kunna gå mellan borden.
När det sedan gäller val av möbler är det att föredra fällbara bord och stapelbara stolar för att enkelt kunna ställa undan borden och stolarna när konferensen är över.