Att bestämma hur stort ett konferensrum ska vara är viktigare än många tror. Ett välplanerat utrymme skapar inte bara bättre möten utan påverkar också arbetsmiljön och deltagarnas koncentration. För liten yta leder lätt till trängsel medan ett för stort rum kan kännas kalt och opersonligt.

Utgå från hur rummet ska användas

Det viktigaste steget när man funderar på hur stort ska ett konferensrum vara är att först tänka på hur det ska användas. Ett rum som främst används för kortare avstämningar med några få personer kräver betydligt mindre yta än ett utrymme som ska rymma längre möten, utbildningar eller presentationer.

För små möten med fyra till fem personer fungerar ofta ett rum på cirka 10-15 kvadratmeter. Då finns det plats för bord, stolar och lite fri yta utan att kännas trångt. När antalet deltagare ökar till åtta eller fler behöver man räkna med minst 20-25 kvadratmeter för att alla ska sitta bekvämt och kunna röra sig fritt.

Ska rummet användas för större grupper på 15 personer eller fler krävs ofta runt 35–40 kvadratmeter. I sådana rum blir det viktigt med fria siktlinjer mot presentationer och möjlighet för alla att höra och delta i diskussionerna utan problem.

Tekniska lösningar kräver extra plats

Många konferensrum utrustas idag med modern teknik för videomöten, presentationer och interaktivt samarbete. Skärmar, kameror, mikrofoner och högtalare tar plats och kräver ofta att man planerar in extra utrymme för att tekniken inte ska störa rummets funktion. Även kablar, förvaring av fjärrkontroller och laddningsstationer behöver sin plats för att rummet ska hållas organiserat. Genom att planera tekniken tillsammans med möbleringen undviker man att arbetsytorna blir överbelastade och att det uppstår onödig röra under möten.

Skapa balans mellan funktion och trivsel

Det handlar inte bara om kvadratmetrar utan också om hur rummet upplevs. Ett väl tilltaget avstånd mellan stolarna gör det lättare för deltagarna att resa sig, skjuta ut stolen och röra sig fritt utan att störa andra. Generellt brukar man räkna med att varje person behöver ungefär 70–80 centimeter bordsyta samt fri yta bakom stolen.

Akustiken påverkas också av rummets storlek och möblering. Ett alltför litet rum blir lätt bullrigt medan ett för stort rum kan skapa eko och försämrad ljudkvalitet. Detta kan delvis åtgärdas med ljudabsorbenter, men med rätt dimensioner skapar man en ljudmiljö där alla kan höra och delta utan ansträngning.

Till slut är det helheten som avgör hur bra konferensrummet fungerar. Genom att anpassa ytan efter antalet personer, utrustning och mötets karaktär skapar man en miljö där möten kan genomföras effektivt och där alla trivs under hela mötestiden.